关于印发《绵阳师范学院学生学籍管理

实施细则（试行）》的通知

 

校内各单位：

《绵阳师范学院学生学籍管理实施细则（试行）》已经学校审定，现印发给你们，请遵照执行。

特此通知。

 

 

绵阳师范学院

2020年12月24 日

绵阳师范学院学生学籍管理实施细则

（试行）

 

第一章  总则

第一条  为了学校学籍管理工作的顺利开展，维护学校正常的教育教学秩序，保障学生的合法权益，促进学生德、智、体、美、劳全面发展，根据《绵阳师范学院学生学籍管理规定》，结合我校实际，特制定本实施细则。

 

第二章  学生学籍注册

第二条  学生学籍注册是学校对学生在校学习资格的认定，是对学籍有效性的确认。凡我校在校学生每学期都应当按照学校规定办理报到、注册手续。

第三条  凡我校录取的新生，持我校录取通知书和本人有效身份证，按规定的时间和要求到校办理入学手续。因故不能按期入学的，须于报到日期前向学校招生办公室请假，请假一般不得超过两周；未请假或者请假逾期的，除因不可抗力等正当事由外，视为放弃入学资格。

第四条  每学期开学，学生应当按学校规定的时间持学生证到所在二级学院办理注册手续。不能如期注册的，应当履行暂缓注册手续；未按学校规定缴纳学费或有其他不符合注册条件的，不予注册。

家庭经济困难的学生可以申请助学贷款或者其他形式资助，办理有关手续后注册。

第五条  超过两周未注册而又未履行暂缓注册手续者，学院上报学校作退学处理。

第六条  学生应及时登录学校教务管理系统查阅自己报到注册信息和核实个人信息，登录中国高等教育学生信息网（简称：学信网，网址www.chsi.com.cn）实名注册后查询、核实本人身份信息和学籍注册信息。

第七条  暂缓注册手续由学生向二级学院申请，应在开学后两周内办妥，暂缓注册期限最长不超过三个月（从开学之日起）

第八条  有下列情况之一者可办理暂缓注册：

（一）因特殊原因不能如期返校报到注册，提前向二级学院履行请假手续者；

（二）未缴清学费但已办妥缓交手续者；

（三）助学贷款或资助手续未办妥者；

（四）有其他正当理由者。

第九条  暂缓注册学生属无学籍人员，不能享受已注册学生有关待遇，原则上不得参加考试。

未注册学生无资格选课、查看课表、评教、考试、查看成绩、参加实习和论文答辩。

第十条  暂缓注册学生在暂缓注册期满前要按规完成注册手续。暂缓注册期满仍无法办理注册手续者，符合休学的，由本人申请办理休学，无故不办理注册手续者，可视为放弃学籍，按自动退学处理。

第十一条  暂缓注册学生办理注册手续后，其在暂缓期间不能享受的待遇从注册生效之日起恢复，但不能追溯未正式注册以前受到的处理或损失。

 

第三章  二级学院学生学籍注册管理

第十二条  二级学院按学校要求进行新生（包括“专升本”新录取学生）入学资格初步审查、复查和复学学生的复查等相关工作，以保证注册工作如期顺利进行。

第十三条  每学期应组织学生按时注册，对于不能按期注册，但达到办理暂缓注册手续条件的学生，要督促办理暂缓注册手续。

第十四条  按时在教务管理系统中对完成注册手续学生进行注册，对办理暂缓注册手续学生予以标注，并做好统计。对以下两种情况的未注册学生及时召开党政联席会，按学籍管理规定作出初步处理意见，报教务处。

（一）未注册也未办理暂缓注册手续的学生，于每学期第三周进行处理。

（二）暂缓注册期满仍未注册的学生，于每年6月和12月进行处理。

 

第四章  学校学生学籍注册管理

第十五条  每学期第四周，教务处对全校学生注册情况进行汇总通报。

第十六条  教务处根据教务系统的注册情况，在中国高等教育学生信息网中对学生进行学籍电子注册。已注册学生直接电子注册；凡办理有暂缓注册手续的予以三个月的暂缓注册；未注册学生不予注册；暂缓注册学生注册后，予以电子注册。

第十七条  每学年第一学期在学信网进行学年电子注册（以下简称学年注册）。学年注册包括学生新学年注册（含注册学籍、暂缓注册等）和上学年学籍变动（含休学、复学、转学、转专业、保留学籍等）、学籍记载（含学业考试情况、社会实践情况等）、学籍注销(含退学、取消学籍、开除学籍、死亡等)以及学生取得的其他证书（含肄业证书、学习证明等）的标注。

第十八条  学年注册在每学年第一学期开学后1个月内完成。学籍注销在学籍处理后15个工作日内完成。

第十九条  学生离校后学信网将学生的身份信息、学籍注册信息、学年注册信息作为学籍档案保存。

第二十条  学校颁发的学历证书，均进行学历证书电子注册（以下简称学历注册）。学历证书注册分毕业证书和结业证书两种。

第二十一条  学校只能为取得本校学籍并进行学籍注册的学生颁发并注册一份学历证书。学生毕（结）业离校时，学校颁发毕（结）业证书并完成学历注册。学生获得的辅修专业证书，标注在主修学历证书注册信息中。

学历证书遗失的由学校出具相应的证明书并在学历注册信息中标注。

第二十二条  学历注册信息应与学历证书内容保持一致，学历注册信息包括：姓名、性别、出生日期、照片；学习起止年月；专业、层次、学制、毕（结）业、学习形式；学校名称、校（院）长姓名及证书编号。

第二十三条  学历证书发证日期与学生毕业日期一致，发证日期即是学历注册提供网上查询的有效日期。延长学习年限学生课程修读合格，通过毕业审核达毕业条件，其毕业日期为毕业审核达毕业要求的日期，且与学历注册日期一致。

 

第五章  学生信息更正

第二十四条  学生在校期间修改或变更身份信息的，由学生本人提供合法性证明，学校审核确认后向省教育厅申请更改，学信网同步更改信息。学生要求修改、变更的信息或证明材料涉嫌弄虚作假的不予受理。

学历注册并提供网上查询后，学校不能变更证书内容及注册信息，不再受理学生信息变更事宜。注册信息确有错误的，须经省级教育行政部门审核确认后方可修改。

第二十五条  在校学生信息更正

（一）在校学生的姓名或身份证号变更，均需向学校申请办理学生信息更正手续，受理部门为教务处。在校学生的政治面貌更正，共青团员由学校团委受理，党员由学校组织部受理。

（二）办理流程

1.填写《在校生基本信息变更申请表》。

2.准备身份证、户口本原件及合法性证明材料。

3.按流程由二级学院和教务处审核。

4.学校向省教育厅申请更正。

（三）需要准备的材料

1.《在校生基本信息变更申请表》一份

2.户口项目变更、更正申请审批表（派出所）（一式两份）3.户籍证明（派出所）或户口簿复印件（上面需有曾用名一栏）（一式两份）

4.公民身份号码更正告知函（仅改身份证号必须提供）（派出所）（一式两份）

5.高考报名表复印件（学工部）（一式两份）

6.身份证复印件（一式两份）

7.修改民族，还需要民族宗教事务局提供相关证明材料（一式两份）

 

第六章  学生学籍异动

第二十六条  学生学籍异动手续由学生本人或学生委托人凭书面委托书办理。

（一）保留入学资格，保留学籍，休学，复学，降级，转专业，专业分流等学籍异动由教务处发“绵师院学籍字”号文件。

（二）考试违纪、作弊，转学，自动退学、退学处理等学籍异动由学校发“绵师院教字”文件。

第二十七条  保留入学资格、保留学籍、休学、复学、降级

（一）录取新生因特殊原因需保留入学资格，应在入学前办理手续；保留入学资格期满，须在当年9月新生报到入学时同步办理复学手续，逾期不办理复学手续，按放弃入学资格处理。

（二）休学、保留学籍的学生，应在期满前一月内申请办理复学手续，逾期不办理复学手续，将按自动退学处理。

（三）应征入伍保留学籍学生应在退役后两年内申请复学，逾期不办理复学手续，将按自动退学处理。

（四）因参加学校组织的跨校联合培养项目等保留学籍学生按项目要求申请复学，办理复学手续（依据保留学籍时间长短确定复学年级）。逾期不办理复学手续，将按自动退学处理。

（五）保留入学资格、保留学籍、休学期满的学生申请复学，若异动前专业已停招，学生本人可在符合转学及转专业的条件下申请转学或转专业；或单独编班在学院或学校范围内按异动前专业培养方案修齐所有课程及教学环节，审核合格方可毕业。

（六）学生可自愿申请降级，拟降级学生于每学期开学或期末申请降级，期末申请降级的学生下一学期到新年级报到注册。

第二十八条  转专业和专业分流

按照学校发学生转专业和专业分流相关文件执行。

第二十九条  转学

按照学校发学生转学实施办法执行。

第三十条  学业警示

（一）学期学分警示

1.学生在校学习期间，每学期实际取得学分低于应取得学分二分之一者，给予一次学业警示；累计两次学业警示予以退学。

各二级学院于每学期第5周进行学业警示（如遇假期顺延一周），对达到学业警示的学生进行谈话教育、与家长交流、帮助学生制定学习计划，并将有关工作的材料进行存档备查；累计达两次学业警示者，与学生及家长交流，召开退学处理的党政联席会，并报学校进行退学处理。

2.解除预警

（1）受到学业预警的学生，在未受到第二次预警之前经过重修，预警学期取得的学分达当学期总学分的80%及以上的，学生可以申请解除预警。

（2）学生在最长修业年限内，在未受到第二次预警之前申请降级，预警学期若能覆盖则可解除预警。

（二）平均学分绩点预警

每学期按本科生获得学位证书要求的平均学分绩点进行警示，未达标者，进行谈话教育，制定学习计划，督促学生提高学业成绩。

第三十一条  退学

（一）自愿退学学生，填写《学生学籍异动申请表》，按退学流程签字盖章后教务处发文，学生根据文件办理离校手续，凭完成的离校手续以及退学文件到学生工作部领取学生个人档案。

（二）退学处理

1.以下情况按学籍管理规定及时对学生作退学处理

（1）保留入学资格、保留学籍、休学期满不办理复学手续者；

（2）开学不按期返校也不办理请假手续者；

（3）第十四条包含的未注册情况者；

（4）累计受到两次学业警示者。

（5）达最长学习年限，取得的学分低于培养方案规定的总学分的80%者。

2.退学处理流程

（1）辅导员填写《学生学籍处理表》，以及收集相关证据材料。

（2）学院根据辅导员整理的材料，召开党政联系会按学籍管理规定做出初步处理意见，形成会议纪要，所有材料汇总后报教务处。

（3）教务处报请校长办公会审定，发退学文件。

（4）各学院将退学文件达送学生本人。

（5）学生办理离校手续。

（三）退学学生成绩单，由教务处打印盖章后存入学生个人档案袋和学校档案室。

第三十二条  注销学籍

学生死亡凭死亡证明或火化证明或居委会、二级学院核实证明等材料，教务处发学籍字号文件注销学籍。

退学学生，凭学校发退学文件注销学籍。

第三十三条  延长学习年限

（一）在学制年限结束后，学生取得的学分未达培养方案规定的总学分，可以申请延长学习年限。已修学分不足培养方案规定总学分的80%，且未达退学条件者，按降级处理，编入相应的班级，归口所在班级管理；超过80%的，按结业处理，学院审核后，单独编班，可不住校学习，学院加强管理。

（二）延长学习年限办理程序

1.学生填写“学生学籍异动申请表”。

2.学院审核后交各学院教务办汇总，并登记需重修科目。

3.由各学院在教务系统中对学生办理延长学习年限手续及选课。

4.学生通过“安心付”APP缴纳重修费用。

（三）延长学习年限相关要求

1.延长学习年限学生按学校规定完成相关手续，重修不合格课程，缴纳学分学费；按原所在年级指导性培养计划审核毕业资格。

2.延长学习年限学生按照相关规定进行统一管理。学院组织辅导员建立延长学习年限学生档案，在日常工作中积极关注他们的学业、生活及心理状态，了解学生学习、生活状况，加强学业帮扶，定期与学生及家长联系。

3.延长学习年限学生是否在校住宿应均由本人书面申请（其家长确认），签定安全责任书，经所辅导员签字同意，学院审核，学生工作部备案，如住宿，到财务处缴纳住宿费，最后到后勤保障服务处的学生公寓管理部门登记后入住。

 

第七章  毕业管理

第三十四条  毕业、结业按《绵阳师范学院学生学籍管理规定》要求执行。

第三十五条  学生在最长学习年限结束后，修完培养方案规定内容，未达到学校毕业要求，修读课程学分达到总学分百分之八十的，按永久结业处理，颁发结业证；如修读课程学分未达到总学分百分之八十的，作退学处理。

 

第八章  证书管理

第三十六条  学生证

（一）学生证，是取得绵阳师范学院正式学籍资格的学生的身份证明，应妥善保管，限本人使用，不得转借，如因特殊情况遗失请按相关流程补办。

（二）教务处负责发放学生证，学生工作部负责办理车票优惠等手续，各二级学院负责具体办理学生证。

（三）各二级学院于每学年第一学期第一周到教务处领取学生证，包括新生（含专科起点本科学生）学生证和补办学生证，每个学生在校期间可免费办理一本学生证。

（四）各二级学院于十月份办理新生学生证，填写学生证信息，粘贴学生照片（标准1寸证件照，背景不限），经审核后凭学院出具的介绍信以学院为单位到教务处加盖教务处印章，到学校党校办加盖钢印。第四周发放学生证，学生凭身份证领取学生证。二级学院教务办为已注册学生的学生证加盖注册章。

（五）学生证补办

1.学生不慎遗失学生证，可申请补办。学生在教务系统中申请并在安心付支付补办费用，各二级学院教务办审核。

2.各二级学院每月自行确定一周时间统一进行学生证书补办，于次周将学生证汇总审核后，凭介绍信到教务处加盖教务处印章，到学校党校办加盖钢印。二级学院核实学生注册信息，为已注册学生加盖注册章。

3.学生凭身份证到本学院教务办领取学生证。

第三十七条  毕业证、结业证、肄业证、学位证

（一）毕业证、结业证、肄业证和学习证明由教务处制作和颁发。

（二）学生在学校规定学习年限内，修完教育教学计划规定内容，成绩合格，达到毕业要求的，准予毕业，发给毕业证书。

（三）学生提前完成教育教学计划规定内容，获得毕业所要求的学分，可以申请提前毕业，经学校审核达到毕业要求，准予毕业，发给毕业证书。

（四）学生在学校规定学习年限内，修完教育教学计划规定内容，未达到学校毕业要求，修读课程学分达到总学分百分之八十的，按结业处理，学校发给结业证书。

（五）学满一年以上退学的学生，学校颁发肄业证书；未满一年退学的学生，学校出具学习证明。

第三十八条  毕业（学位）证明书

（一）教育部文件规定：毕业、结业、肄业证书和学位证书遗失后均不能补发，只能办理相应的证明书，其证明书与原证书具有同等效力。经电子注册的证书可在教育部中国高等教育学生信息网（www.chsi.com.cn）申请“学历认证报告”。

（二）毕业（或学位）证书遗失办理毕业证明书、学位证明书流程

1.由毕业生本人提出书面申请，在教务处网站下载并填写《绵阳师范学院毕业生办理××证明书申请表》

2.准备材料

（1）《绵阳师范学院毕业生办理××证明书申请表》

（2）申请人身份证原件、复印件，两张两寸免冠蓝底证件照和电子版照片（限16KB大小）。

（3）学校档案室复印学籍档案信息表。

3.本人到教务处教务科学籍管理岗老师处办理毕业证明书，到学研处学位管理科办理学位证明书。如有特殊原因需委托他人办理的，须出具经县级以上公证部门公证的委托书，并出示委托人身份证复印件与经办人身份证原件。

第九章  学籍证明材料

第三十九条  学生学籍证明

在学校教务系统中的按“进入教务系统→学籍成绩→学籍管理→学籍卡片→学籍在读证明→打印或输出”流程打印。

第四十条  毕业生学历证明

由教务处根据“绵阳师范学院-毕业生学历证明”模板出具学历证明，学生登记，加盖教务处章。

第四十一条  成绩证明

（一）学生成绩证明

在学校教务系统中的按“进入教务系统→学籍成绩→我的成绩→课程成绩查询→学籍成绩证明表→打印或输出”流程打印。

（二）毕业生成绩证明

1.在个人所在人事部门的个人档案中复印成绩单，加盖档案室章。

2.在学校档案室复印成绩单，加盖学校档案室章。

 

第十章  学籍相关信息编排规则及要求

第四十二条  学号编排规则

学号为：入学年度最后两位+专业代码4位+班号2位+流水号2，班级内按姓氏排序进行编排

专升本学号：入学年度后两位+8888+四位流水号

第四十三条  班级编排规则

班级编码：入学年度后2位+专业代码4位+班号2位

班级班号：学院的首字+年份后两位+.+班序号；例如：文20.1

第四十四条  学历证书编排规则

毕业证书、学位证书和结业证书编号均以国家教育部要求编号为准（学校代码5位+办学类型1位+毕业年度4位+培养层次2位+流水号6位）；肄业证书编号同毕业证书编号，但倒数第四位设为8。

毕业和学位证明书编号：学校代码5位+发证年度4位+流水号4位

 

第十一章  管理与责任

第四十五条  学生、二级学院和教务处应重视学生学籍工作，加强制度建设，规范工作流程，保障信息安全，强化管理与服务。

第四十六条  二级学院和教务处的采集、录入及管理服务人员应严格按照工作权限规范管理和服务，学籍数据注册、标注、修改等应专人操作，严格遵守岗位制度、认真履行工作程序，确保数据注册及时准确。

第四十七条  各级管理部门及工作人员应依法正确采集、管理和使用学生信息。不得以任何非法形式展示、公布或分发学生身份信息。

第四十八条  对违反规定入学的学生，学校不会为其注册学籍和学历，已经注册的予以注销。

第四十九条  有以下情形的，一经查实，追究有关人员和单位负责人的责任:

（一）以虚假信息、材料进行注册的；

（二）以虚假信息、材料办理学生信息变更的；

（三）因密钥、密码管理不善造成学生信息违规变更的；

（四）泄漏或将学生信息用于非法目的的；

（五）违反本办法的其他行为。

第五十条  二级学院按要求报送办理各种学籍手续的统计情况和材料，并对学生办理手续的依据进行存档，教务处抽查。

第五十一条  二级学院按要求办理学生的各种学籍手续，严格审核，一定按照纪律要求操作，不得弄虚作假。若发现问题，将按学校有关规定处理，严重者，按国家相关规定处理。

 

第十二章  附则

第五十二条  本细则由教务处负责解释，自公布之日起施行。学校原《绵阳师范学院学生学籍注册管理办法》（绵师院教字〔2017〕161号）、《关于进一步加强和规范学生学籍管理的通知》（绵师院教字〔2017〕243号）和《绵阳师范学院关于加强对学生注册管理的补充通知》（绵师院发〔2018〕5号）废止。

 

 

 

绵阳师范学院

2020年12月24日

 

 

 

绵阳师范学院校长办公室                 2020年12月24日印